出来ない事は何もない。仕事のブレークダウン方法

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いまさらマインドマップか、という感じですが、私が初めてマインドマップを書いてみたのが29歳の秋頃でした。

マインドマップ創始者の本を読んだのを覚えています。30分で読み終えてそれから1枚目を書いた事を覚えています。

コンサルタントとしてもまだ駆け出しで、特にこの頃は「ゲームを間違う」事が多かったので、頭を整理する為にとても役にたちました。

ちなみに、ゲームを間違う、とは、目的はクライアントの業務効率改善にもかかわらず、現場の意見を聞き過ぎで、既存業務プロセスに沿ったアプリケーションを作ってしまうなど。

最近僕の周りには減ってきましたが、「あれは不可能」「私には出来ない」などと言う人がまだ居ますので、その人たちが教わって来なかったであろう「仕事のブレークダウン」を説明したいと思います。

仕事とは、読む、聞く、話す、考える、書く

例えば、ペルーに日本の食品を輸出して、マーケットを開拓する、という指令があったとします。

これだけ聞くと、「そんなの無理ですよ」と言いたくなる気持ちもわかります。しかしながら、やる事といえば、ネットで調べたり、ペルーに詳しい人から情報を聞いたり、チームメンバと話したり、販売チャネルを考えたり、ウェブサイトをコーディングしたりと、別にペルー語がわからなくても出来る事はいっぱいあります。

それを何故出来ないと言ってしまうかというと、仕事のブレークダウン方法を知らないからです。ブレークダウンを出来ないと、

今の自分 → ゴール

が直接結びつかない為、不可能にしか感じないのです。これは仕事に限らず人生の目標に対しても同じですね。

ブレークダウンの手法

紙に書きます。慣れれば携帯のメモ帳でも出来ますが、それは上達してからです。

紙に書くときのポイントは、箇条書きにしない事です。箇条書きにすると、グループ分け(カテゴライズとも言います)しにくいためです。

付箋に買いてホワイトボードに貼り付け、ホワイトにペンでグループ分けする、というのがオフィスでは良いかもしれません。

しかしながら、1人でホワイトボード使える環境のある人は少ないと思いますので、やはりノートやA4印刷用紙に書くのが良いかと思います。

箇条書きにしない場合、なんとなく思いついたものから中心に書いていき、関連する項目の近くに追加をしていきます。関連するものが無ければ離れた余白に追記します。これがうまくいくと1枚の絵のようになってきます。ここまで出来たらもうブレークダウンは8割完成です。

しかし、ほんとにやったことの無い未知の事であれば、あまりスラスラとは書けません。手が止まって、結局できない!となりかねません。

そういうときは…

事務所で考えない

ブレークダウンは非常にクリエイティブな作業です。事務所の自席で考えても、全く想像力が働きません。そういう時はロケーションを変えます。

自由に海辺まで行ける業種の人はすぐ移動すれば良いですが、そうでない人はやはり週末に考えるしかないのです。

ブレークダウンは土日にリラックスした状態で行うに限ります。リラックスして気持ちのいい状態だからこそ、想像力を掻き立てる事ができるのです。

ノートでも良いですが、スケッチブックとカラーペンを持っていけばもはや仕事も趣味のようなものです。

まとめの作業

1人プロジェクトであれば、あとはノートに、作業順に番号と、期限を書き込めば立派なブレークダウンですが、チームリーダであれば、それを皆の見やすいように並べる必要があります。

ブレークダウンは箇条書きにしては行けないと述べましたが、ある程度出し切ったら逆にグループ毎に箇条書きに直していく必要があります。

まずはグループ毎の順番を決めます。例えば、

1 事前調査

2 サンプリング

3 報告書作成

4 プレゼン

のように大きなタイムラインでの順番を決めます。

次にブレークダウンしたものを、

1 事前調査

 1.1 JETRO訪問

 1.2 競合調査

 1.3 過去事例検索

このようにインデントをつけてまとめていきます。

ちなみに、いきなりこのように箇条書きにまとめられるのはプロだけです。経験の無い人がやるとハマります。

ブレークダウンしたものに、

・開始日

・期限日

・担当者

を入れていくと、立派なスケジュールが出来上がります。

それぞれを定義するポイント

・開始日

 前提として、どのタスクが終わっていないとできないのか探す。

・期限日

 何日でできるか想像し、開始日+作業日数で割り出す

・担当者

 原則1人。何人も担当になると責任の所在がわからなくなる

さいごに

仕事のブレークダウンは、「出来ない事がなくなる」と感じられる強力なツールです。もし、それでも出来ないという物があるのなら、それはあなたがやるべき事ではないという事です。

スケッチブックを持って海に行きましょう!

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